Fiskalizacja drukarki fiskalnej to obowiązkowy krok, który należy wykonać przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży na urządzeniu fiskalnym. Bez przeprowadzenia tego procesu drukarka nie może być legalnie używana do rejestracji obrotu i wystawiania paragonów dla klientów. Choć może się wydawać, że fiskalizacja to skomplikowany zabieg techniczny, w rzeczywistości – przy wsparciu autoryzowanego serwisanta – przebiega sprawnie i szybko. Warto jednak wiedzieć, jak wygląda ten proces krok po kroku.
Na początku należy upewnić się, że zakupione urządzenie znajduje się na liście drukarek fiskalnych online z homologacją Głównego Urzędu Miar (GUM). Następnie należy zgłosić zamiar fiskalizacji do właściwego urzędu skarbowego – można to zrobić elektronicznie lub tradycyjnie. Choć zgłoszenie nie jest wymagane przed samą fiskalizacją (od 2019 roku obowiązuje uproszczony tryb), warto mieć przygotowane dane firmy oraz numer NIP, które zostaną zaprogramowane w urządzeniu.
Fiskalizacji dokonuje autoryzowany serwisant – tylko on ma uprawnienia do uruchomienia trybu fiskalnego. Serwisant podłącza urządzenie do systemu sprzedaży, wprowadza dane podatnika (nazwa firmy, adres, NIP) oraz uruchamia moduł fiskalny. W tym momencie urządzenie zaczyna rejestrować każdą transakcję, a raz zapisane dane nie mogą być już zmienione. Od tej chwili drukarka działa w trybie fiskalnym, a każde zdarzenie sprzedażowe trafia do pamięci urządzenia oraz – w przypadku drukarek online – do Centralnego Repozytorium Kas.
Po zakończeniu fiskalizacji sporządzany jest specjalny protokół, który zawiera m.in. numer unikatowy urządzenia, datę i godzinę fiskalizacji oraz dane serwisanta. W ciągu 7 dni od zakończenia fiskalizacji należy złożyć w urzędzie skarbowym tzw. zawiadomienie o fiskalizacji – można to zrobić poprzez platformę ePUAP lub formularz online CEIDG, jeśli działalność była rejestrowana w tym systemie.
Po fiskalizacji drukarka fiskalna musi być gotowa do codziennej pracy – warto zadbać o odpowiednią konfigurację połączenia z CRK, przetestowanie poprawności wydruku, a także szkolenie pracowników. Należy również pamiętać o obowiązku wykonywania okresowych przeglądów technicznych, które muszą być dokonywane co najmniej raz na dwa lata.
Fiskalizacja to jednorazowa, ale kluczowa procedura. Właściwe przeprowadzenie tego procesu zapewnia zgodność z przepisami i pozwala uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej. Warto zlecić ją profesjonalistom, którzy nie tylko przeprowadzą fiskalizację, ale także pomogą w konfiguracji urządzenia i udzielą wskazówek dotyczących dalszej eksploatacji drukarki.
Sprawdź: Kasy fiskalne Kraków